Transformer les soins de santé de l’intérieur : comment résoudre les problèmes de gestion d'horaires des infirmières

9 juil., 2020, 13:34 par Lori Furey

Pour la plupart des entreprises œuvrant à l’extérieur du réseau de la santé, les problématiques entourant les heures supplémentaires récurrentes et l’absentéisme ne demandent que très peu de temps et de ressources. Au Canada, ces enjeux font toutefois partie du quotidien de bon nombre d’hôpitaux et d’établissements de soins primaires et peuvent s’avérer coûteux s’ils ne sont pas pris en charge.

Infirmière qui gère son emploi du temps | application mobile

Comprendre les principaux enjeux

La gestion d’un horaire de soins infirmiers vise notamment à combler les besoins d’effectifs de toutes les unités pour tous les quarts, à respecter les ETC et les allocations budgétaires, à se conformer à divers règlements et à tenir compte de facteurs tels les compétences, la gestion des absences imprévues et les changements d’horaires, le tout de façon rapide et efficace. Malgré les efforts des responsables des horaires, les infirmières se voient souvent attribuer des quarts de travail qui ne respectent pas pleinement les ententes ou contraintes de l’horaire, ou qui ne tiennent tout simplement pas compte des demandes d’absence ou de permutation de quarts.

L’une des principales préoccupations des infirmières est de recevoir une charge de travail juste et équitable. Cependant, les décideurs du secteur de la santé doivent jongler avec cette réalité et bien d’autres pour garantir la continuité des soins et le respect du budget. Les administrateurs doivent constamment équilibrer les objectifs et le budget des hôpitaux en fonction des demandes du personnel infirmier et des syndicats, une tâche difficile lorsque le personnel peut se compter par centaines et les demandes individuelles par milliers. Par conséquent, les directeurs d’hôpitaux doivent trouver de nouveaux moyens d’optimiser la gestion des horaires pour non seulement contrôler les coûts opérationnels, mais aussi accroître l’engagement, la productivité et le rendement des employés – et c’est exactement ce qu’on obtient en prenant soin du personnel infirmier, en plus d’améliorer les soins prodigués aux patients. 

 

Multiples impacts d’une gestion inefficace des horaires

Les heures supplémentaires sont souvent associées au métier infirmier et contribuent largement à une diminution de l’engagement, de la productivité et du rendement. Il devient donc crucial de veiller à l’équilibre entre le travail et la vie personnelle de ces employés en évitant la répartition inégale de la charge de travail.

Les préférences et demandes spéciales relatives à l’horaire de travail peuvent être communiquées de plusieurs façons et sont habituellement gérées par le responsable des horaires ou l’infirmière gestionnaire d’une unité en particulier. Toutefois, les établissements de soins de santé sont souvent incapables de gérer efficacement ces requêtes en raison de processus manuels inefficaces et de systèmes disparates. La plupart des établissements n’ont aucun portail de communication unifié reliant les infirmières aux planificateurs, ce qui les oblige souvent à échanger manuellement à travers de multiples canaux. Cette pratique est hautement inefficace et engendre des incohérences dans les horaires, des charges de travail déséquilibrées, des heures supplémentaires ainsi que le rejet de demandes spéciales. N’oublions pas qu’une infirmière préoccupée par la gestion des horaires sera moins concentrée sur la qualité des soins prodigués aux patients.

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La limitation des coûts et l’efficacité sont cruciales, qu’importe le secteur du réseau de la santé dans lequel opère un employé. Il s’agit d’une priorité pour les cadres et les administrateurs, qui consacrent temps et énergie à la planification stratégique et à la gestion des coûts de fonctionnement, en plus d’être garants de l’optimisation de la productivité et du rendement des employés.

Face au besoin grandissant de gestion plus efficace des effectifs en ressources humaines, les cadres en milieu hospitalier sont à la recherche de nouveaux outils pour faciliter leur processus de prise de décision. Il est cependant difficile d’élaborer des stratégies de croissance à long terme lorsque les problèmes de gestion des horaires deviennent accaparants. Il est donc primordial d’améliorer l’efficacité de la gestion des horaires afin de réduire les impacts négatifs sur le rendement du personnel et la prestation des soins aux patients.

 

Une solution de gestion des horaires entièrement numérique pour les infirmières

Les défis que présente le processus de planification des soins infirmiers font que les équipes de soins s’éparpillent tandis que les responsables des horaires, les gestionnaires et les administrateurs doivent faire des pieds et des mains pour maintenir les niveaux de dotation en personnel pour répondre aux exigences de la charge de travail et de l’acuité des besoins des patients. Heureusement, il existe la solution robuste de Gestion des horaires et analytiques de Logibec : elle assure le maintien du budget des hôpitaux, gère les coûts de main-d’œuvre et favorise le bien-être des employés.

Grâce à son expertise approfondie en matière de soins de santé et de technologie, Logibec comprend très bien qu’un processus de gestion des horaires numérisé simplifié peut améliorer la communication, réduire l’absentéisme et les heures supplémentaires et favoriser la prestation efficace des soins aux patients. La solution de Gestion des horaires et analytiques de Logibec donne aux gestionnaires et aux administrateurs le pouvoir d’optimiser leurs ressources infirmières et de réduire les coûts indirects inutiles. Les horaires de travail des infirmières sont ainsi plus équitables grâce à des règles strictes de gestion des horaires qui respectent les conventions collectives les plus complexes et qui offrent une meilleure vue d’ensemble des heures supplémentaires. Cette solution permet également aux infirmières de communiquer de façon efficace avec les responsables des horaires et les gestionnaires en indiquant leurs disponibilités, vacances, demandes de congé et demandes de permutation de quarts directement sur leur horaire de travail.

 

Un avenir prometteur avec la gestion des horaires tout-en-un

Les intervenants de tous les niveaux hospitaliers – infirmières, administrateurs et même les patients – seront gagnants du fait que le personnel travaille dans un environnement moderne et efficace. Ce sont cependant les responsables des horaires qui en bénéficieront le plus. Grâce aux horaires numériques de Logibec, les aides-infirmières et infirmières-chefs sont en mesure de concentrer une partie importante de leur temps et de leurs ressources dans des tâches plus significatives que le travail administratif.

La solution entièrement intégrée de gestion des horaires de Logibec est conçue pour augmenter le rendement des responsables des horaires dans les établissements de soins de santé par l’automatisation et l’optimisation des processus, le contrôle budgétaire, la gestion des ressources et la conformité aux règlements. La solution de Gestion des horaires et analytiques de Logibec représente la nouvelle génération de produits conçus exclusivement pour les établissements de soins de santé canadiens. La rationalisation et l’automatisation du cycle de vie de la gestion des horaires vous permettent d’apporter instantanément une valeur ajoutée à ce qui compte le plus : les soins aux patients.

Démo personnalisée : Logibec Gestion des horaires et analytiques