Repenser le processus de gestion d’horaires des infirmières grâce à la technologie

15 mai, 2020, 16:45 par Lori Furey

Des horaires de soins infirmiers bien construits assurent un flux de travail ininterrompu et des soins de qualité supérieure aux patients. Ce n’est cependant pas toujours le cas : des événements inattendus se produisent régulièrement et un horaire jugé adéquat peut facilement devenir obsolète la minute suivante.

Chef d'équipe en charge de gérer les horaires du personnel hospitalier

Comment les responsables des horaires s’y prennent-ils?

La personne chargée de coordonner les horaires des soins infirmiers doit centraliser les demandes du personnel, résoudre rapidement les problèmes des employés et gérer les changements d’horaires. Toutefois, le processus de suivi manuel des demandes prend du temps, est sujet à des erreurs et arrive difficilement à respecter les règles syndicales.

De plus, la journée d’un responsable des horaires est remplie d’interruptions : il doit trouver et évaluer certains renseignements, apporter des modifications de dernière minute pour répondre aux demandes et plus encore, le tout en veillant constamment à ce que l’horaire principal soit mis à jour rapidement. Il n’est donc pas étonnant que malgré leurs meilleures intentions, certains responsables des horaires ne parviennent pas à garder le fil. 

Du point de vue de ces derniers, les deux pièges qui menacent généralement l’intégrité d’un horaire sont les heures supplémentaires et l’absentéisme. Ces problématiques, qui résultent d’une mauvaise planification, mettent les infirmières à rude épreuve et dépassent les limites des ressources et des budgets alloués. D’un point de vue stratégique, il est judicieux pour les hôpitaux d’envisager des outils technologiques de gestion des horaires, car ceux-ci tiennent systématiquement compte de ces enjeux et offrent la souplesse nécessaire pour soutenir la gestion du personnel infirmier et l’allocation des ressources en temps réel.

Webinaire enregistrée : Optimiser la gestion d'horaires des hôpitaux canadiens | version anglaise

La gestion des horaires du personnel infirmier n’est pas chose facile

La gestion de ces horaires – qui dépendent de multiples conditions, restrictions et contraintes de temps – est éprouvante. Un responsable des horaires travaille en permanence avec les employés pour équilibrer plusieurs tâches tout en répondant activement à ses courriels, ses messages textes et ses appels pour s’assurer que les horaires actuels et futurs soient optimisés, équilibrés et équitables.

Ce responsable doit également se montrer flexible, car des demandes imprévues peuvent venir chambouler l’horaire à tout moment. Avec des outils de gestion manuelle, il n’est pas surprenant que le nombre de demandes de changement d’horaire devienne ingérable. Les risques d’erreurs et de communications manquées s’accumulent et entraînent des pénuries de personnel et des heures supplémentaires coûteuses.


Le travail manuel est long et inefficace sur le plan administratif

L’enjeu principal de la gestion d'horaires est le suivi manuel. En effet, il est presque impossible d’intégrer toutes les variables avec un système papier, notamment les règles et les exigences réglementaires, en plus des demandes et des fluctuations fréquentes dans un environnement hospitalier chargé. Un système automatisé enlève un poids énorme des épaules des responsables des horaires. Il leur donne la flexibilité et la confiance nécessaires pour traiter rapidement le large éventail de demandes qu’ils reçoivent, et la possibilité de détecter les problèmes potentiels avant qu’ils ne deviennent partie intégrante de l’horaire.

Un système de communication centralisé offre aux gestionnaires une vue unifiée du système de gestion d'horaires tout en permettant aux employés de gérer leurs propres horaires en toute confiance. L’adoption d’un système de gestion d'horaires centralisé permet d’éliminer une grande partie des complexités et des variables humaines associées à un système manuel traditionnel.

 

Logibec propose une solution entièrement intégrée aux problèmes de gestion d'horaires de soins infirmiers

Logibec a conçu un logiciel respectant les contraintes et le budget de tout hôpital ou centre de soins. Cette solution numérique de gestion d'horaires propose une gamme d’outils de planification et de gestion entièrement intégrés, en plus d’offrir un centre de contrôle tout-en-un aux infirmières, responsable des horaires, gestionnaires et administrateurs. 

La numérisation de l’horaire des soins infirmiers permet d’optimiser les ressources, le temps et la répartition de l’énergie. Par exemple, le fait de rationaliser et d’automatiser la gestion d'horaires permet aux planificateurs, aux infirmières-chefs et aux aides-infirmières de se concentrer sur des tâches plus pertinentes. Le système de gestion d'horaires leur est bénéfique, car il réduit les risques d’heures supplémentaires et de répartition injuste de la charge de travail.

La solution de Logibec aide à réduire considérablement le fardeau administratif tout en offrant aux infirmières une plus grande autonomie et un environnement de travail plus prévisible pouvant s’adapter aux contretemps. Grâce à cette approche unique, moins de temps est consacré aux tâches administratives au profit de tâches à valeur ajoutée, comme les soins aux patients. Plus important encore, le système Gestion des horaires et analytique de Logibec détecte les erreurs, applique les règles et optimise l’équité 24 heures sur 24.

 

Un horaire allégé et agile mis à jour en temps réel

La solution de Logibec offre aux établissements de soins de santé des outils novateurs pour optimiser leurs ressources et leurs processus, notamment en améliorant leur efficacité opérationnelle et en aidant leurs employés à offrir des soins adéquats et sécuritaires aux patients. Grâce à une plateforme qui propose des horaires modèles pour aider les établissements à prévoir des niveaux de dotation efficaces, les gestionnaires n’ont plus à craindre de manquer d’infirmières ou de leur imposer des heures supplémentaires. La solution Gestion des horaires et analytique de Logibec a été conçue pour tenir compte de l’efficacité de la main-d’œuvre, de la maîtrise des coûts, de l’expérience des employés et de l’optimisation des soins aux patients.

La plateforme réagit rapidement et efficacement aux absences imprévues ou aux changements de quarts, pourvoit automatiquement les quarts vacants, veille à ce que le personnel soit au fait des effectifs minimaux requis pour chaque quart dans chaque unité et envoie des notifications dans le tableau de bord si un horaire est incomplet. Avec l’aide de la solution Gestion des horaires et analytique de Logibec, vous saurez que votre main-d’œuvre travaille de façon optimale et qu’elle est efficiente, mobilisée et motivée à offrir les meilleurs soins possibles à vos patients.

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