COVID-19 | Des inventaires en temps réel

14 oct., 2020, 08:00 par Sébastien Charron

Au début de la pandémie, une angoisse commençait à s'installer auprès des équipes de gestion de l’approvisionnement dans les établissements du réseau de la santé. Allaient-ils être de taille pour affronter toute la gestion matérielle entourant cette crise? Nos équipes [chez Logibec] se sont rapidement aperçues que les centres hospitaliers manquaient de temps et d’outils pour gérer efficacement l’approvisionnement des produits d’équipements de protection individuelle directement reliés à la pandémie.
Personnel médical d'un établissement de santé avec masque et visière de protection

Il y a à peine quelques mois de cela, l'une de nos équipes internes chez Logibec s’est mobilisée et s’est donnée comme mission d’imaginer des solutions innovantes qui allaient permettre aux établissements de faire une gestion adéquate de la situation tout en maintenant un niveau de qualité de service pour les usagers du Réseau. 

Nous avons fait part de nos différentes pistes avec des partenaires du Réseau de la santé. Ensemble, nous avons créé un outil qui non seulement permet au personnel administratif de répondre aux besoins opérationnels de leur établissement et du ministère, mais aussi de réduire le niveau de stress dans leurs équipes et d’assurer une continuité dans les services auprès des patients. 

 

Les défis

Temps 

Vu la rapidité à laquelle la pandémie s’est propagée, nous devions agir rapidement et efficacement. Le droit à l’erreur était quasiment nul, mais nous savions que nous avions toutes les bonnes personnes sur le projet. 

Il fallait qu’en quelques semaines, on développe une nouvelle solution fiable qui permettrait aux utilisateurs de travailler de façon rapide et efficace. 

 

Cueillette de l’information  

Avec la COVID-19 qui frappait de plein fouet le Québec au début du mois de mars, les gens dans le Réseau étaient en gestion de crise. Essayer d’aligner les équipes dans un tel environnement a été un beau défi.  

De plus, les techniques de travail sont différentes d’un établissement à un autre. Ceci a complexifié l’énumération de tous les différents besoins.  

Nous avons tout de même été en mesure de procéder à la cueillette d’information lors des rencontres avec certains partenaires du réseau de la santé. Par la suite, on a procédé à un remue-méninge de toutes les idées reçues, suivi d’une analyse de l’information et de sa compilation. 

 

Choix de l’outil d’exploitation 

Pour le choix de l’outil d’exploitation, ces critères devaient absolument être respectés : 

  • Outil simple à utiliser
  • Accès à des données en temps réel
  • Solution qui nécessite peu/pas de formation
  • Installation rapide et sans acquisition de technologie supplémentaire 
  • Peut être développé dans un court laps de temps
  • Peu de pilotage requis

 

Le produit 

À la suite de nos discussions internes, nous nous sommes arrêté sur notre solution Intellium, un outil puissant, facile d’utilisation, qui peut se déployer très rapidement et à grande échelle. L’information est présentée dans des tableaux de bord simples à comprendre avec des graphiques qui permettent de voir en un seul coup d’œil l’état de la situation dans l’établissement.  

L’équipe de notre division Continuum Santé et celle de la famille de solution Logibec Gestion financière et matérielle (analystes d’affaires, spécialistes d’implantation, équipes de développement produit, gestionnaires de produit) ont travaillé ensemble pour fournir trois tableaux de bord répondant aux besoins les plus criants.  

L'un de ces besoins est de fournir l’état de l’inventaire en temps réel tout en s’assurant que les données soient exactes. Ensuite, d’autres exigences sont venues se greffer : nous y avons intégré la possibilité de voir la consommation des produits pour une durée de 7 jours, d’établir des moyennes de consommation et de prévoir la distribution des produits selon la zone de l’établissement (ex. Zone Chaude vs. Zone Froide). 

De là est né le tableau de bord Intellium GRM

 

Le déroulement 

Trois semaines après le début du projet, le développement de la solution arrivait au dernier sprint. Un établissement pilote a déployé notre outil. L’équipe de ce client partenaire a procédé à des tests d’assurance à la conformité de l’information. Il s’en est suivi de quelques ajustements qui ont été vite exécutés avec l’aide de Stéphane Leclair de l’équipe Continuum Santé. C’est cette collaboration, qui selon nous, a permis d’offrir un produit de qualité à la hauteur des attentes de nos clients.  

Avec l’approbation de la solution par notre site pilote et la confirmation que le produit développé répondait aux standards, nous avons présenté un webinaire. Cette présentation est toujours disponible pour l’ensemble des acteurs du réseau de la santé.  

Le prochain défi était de s’assurer de déployer rapidement sans perdre le fil ! 

 

Les résultats 

Notre équipe a implanté le tableau de bord Intellium GRM en moins de trois semaines dans près de sept établissements. Les possibilités d’exploitation avec la solution Intellium sont énormes. Nous restons à l’écoute de nos clients qui ont mentionné plusieurs possibilités de rapports à développer.  

Le tableau de bord Intellium GRM répertorie facilement l’inventaire des produits liés à la pandémie, permet de voir qui les consomme et d'assurer le suivi de leur fréquence de consommation. Cette solution a aussi permis aux équipes administratives de fournir toute l’information demandée par le ministère de la santé sur l’inventaire des équipements de protection individuelle (EPI). 

Il s’agit donc d’une belle réussite, non seulement pour Logibec, mais aussi pour l’ensemble du Réseau de la santé. Cela démontre que malgré les embûches causées par la pandémie, nous sommes toujours en mesure d’innover et restons prêts à agir peu importe le défi qui s’impose devant nous !

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