Logibec Gestion des ressources matérielles (GRM)

• Obtenez une visibilité accrue sur l'ensemble des processus d'approvisionnement, l'allocation budgétaire et l'accès au matériel requis pour prodiguer des soins

• Optimisez la logistique, l'entreposage de la marchandise et l'efficacité des soins en réduisant les risques d’erreurs associés à l’indexation des commandes

• Améliorez la sécurité des patients en assurant un maintien adéquat des niveaux de stocks grâce à un flux de données en temps réel

• Répondez aux besoins particuliers de votre établissement de santé grâce aux configurations hautement personnalisables

• Permettez une meilleure utilisation du temps du personnel en éliminant presque complètement les interventions humaines associées à plusieurs tâches répétitives liées au traitement des factures

• Bénéficiez d'une intégration au réseau mondial de synchronisation des données (GDSN) afin d'accéder à de l’information complète et à jour en tout temps sur le produit

• Évaluez rapidement l’efficacité des processus de la chaîne de réapprovisionnement avec un portrait en temps réel des données relatives à l’état du budget, aux dépenses, aux commandes en cours et aux sorties d’inventaire

• Remplacez la documentation papier par des versions électroniques et des flux de travaux optimisés

• Améliorez la rigueur des comptes de dépenses en les intégrant aux informations des achats et aux chartes comptables de votre établissement

• Gestion personnalisée des contrats et des commandes pour les opérations multiétablissements et multisites

• Réapprovisionnements automatisés des stocks selon les paramètres de sécurité

• Informatisation complète du processus de réquisition avec modèles personnalisables

• Regroupement des produits en inventaire et en achat direct sur une même commande

• Commandes de produits non catalogués et fractionnement des quantités commandées sur différentes dates

• Centralisation des traitements d'appels d’offres, mandats d’achat et demandes de prix auprès des fournisseurs

• Rapports détaillés avec analyse prédictive des risques de rupture de stock

• Intégration aux systèmes de gestion d’entrepôt (WMS) Axelos et Copilote

• Respect des normes du Global Trade Identification Number (GTIN), du Global Location Number (GLN) et du United Nations Standard Products and Services Code (UNSPSC)

• Tableaux de bord, rapports sur les processus d'achat et alertes de suivi pour la planification d'inventaire et de l'approvisionnement

Automatise une partie de la gestion des achats, du réapprovisionnement et de l’inventaire en fonction d’un calendrier de traitement défini par les administrateurs du système. Le module propose plusieurs interfaces connectées à des systèmes spécialisés, notamment des gestionnaires de salles d’opération, de pharmacies et des technologies RFID.

S’intègre au module Gestion des approvisionnements, des achats et de l’inventaire afin de faciliter l’implantation d’une solution de commerce électronique. Les transactions prises en charge sont les catalogues et les contrats (832), les commandes (850), les accusés de réception des commandes (855), les préavis de livraison (856) et les factures (810). Le module améliore la fiabilité et fluidité des données échangées avec les fournisseurs.

Soutient le personnel du service des approvisionnements dans les différentes phases du processus de négociation auprès des fournisseurs. Le module s’intègre à la gestion des réquisitions et génère automatiquement des soumissions, des contrats et des commandes. Il peut se synchroniser avec les corporations et les regroupements d’achats.

Automatise une partie du traitement des factures reçues (en format PDF ou papier) grâce à un processus de numérisation avec reconnaissance de caractères. Les données capturées sont automatiquement inscrites aux comptes payables et ajoutées à l’inventaire. Les processus d’autorisation sont ensuite mis à jour en temps réel, ce qui facilite la gestion du budget, des engagements et de la réalisation financière des projets.

Alimente automatiquement le registre des immobilisations en s’intégrant aux modules Grand livre, Comptes fournisseurs et Comptes clients de la solution Logibec GRF. Les calculs d’amortissement sont plus faciles à effectuer et la traçabilité des interventions est assurée grâce à son association aux transactions d’origine. La gestion centralisée du registre offre aux utilisateurs un historique de toutes les transactions, peu importe leur provenance dans l’établissement.

Comptabilise en temps réel les transactions résultant des activités d’approvisionnement, des réceptions, des livraisons de produits et des opérations liées aux comptes des fournisseurs. L’interopérabilité du module avec la solution de gestion financière assure la saine gestion des écritures comptables et des engagements financiers.

Accélère le traitement d’une demande en abolissant la transmission de documents papier. Les requêtes sont acheminées de façon électronique à l’équipe de la Direction des approvisionnements et de la logistique à l’aide d’un code à barres ou de la technologie RFID. Le module fournit une information à jour sur les produits en inventaire, les quantités, les commandes en cours, les sorties d’inventaire, les fournisseurs et les suivis budgétaires. Chaque réquisition est documentée et inscrite automatiquement au budget.

Simplifie et centralise la gestion du registre des immobilisations en termes de création au registre, de suivis des travaux en cours, de calculs des amortissements et de cessions. Ce module facilite la production des rapports financiers et permet le forage jusqu’aux transactions sources.

Intègre des fonctionnalités utiles à la gestion et à la centralisation (partielle ou totale) des produits d’inventaire dans un entrepôt externe. Les produits sont identifiés au centre de distribution puis commandés sous forme d’achat direct au fournisseur affilié à ce centre, avant d’être livrés à l’établissement.

Propose une version Web du module Gestion des réquisitions qui donne accès à des tableaux de bord et des graphiques illustrant la consommation des produits. Le nouveau module simplifie les commandes et réceptions des produits OptiLab, la navigation et la recherche d’information (modèles, réquisitions, produits, etc.).

Il s’agit d’une mise à niveau effectuée en deux phases qui permet de fusionner et d’optimiser les bases de données des solutions Logibec Gestion des ressources matérielles (GRM) et Logibec Gestion des ressources financières (GRF). Cette mise à niveau donne accès aux produits Web de nouvelle génération ainsi qu'à plusieurs améliorations immédiates. Ultimement, l’objectif est d’aider les équipes de soins et le personnel administratif à mieux servir les patients.

Le rehaussement technologique améliore la vitesse et la performance globale du produit, notamment en fusionnant les bases de données.

L’opération met également en place l’architecture technologique requise pour passer à un mode de gestion Web. Cette nouvelle architecture vous permettra de tirer profit des modules Budget et Réception Réquisition en mode Web, puis de tout autre module Web qui sera développé dans le futur. Le rehaussement technologique permet également de pousser les mises à jour du logiciel à distance plutôt que de devoir les installer manuellement sur chaque poste. Finalement, l’interface et les fonctionnalités ont reçus plus de 180 améliorations inspirées de recommandations clients.

Télétravail simplifié
La solution est accessible à distance et les mises à jour sont plus faciles à déployer dans l’environnement client

Rapidité et performance accrues
La fusion des bases de données GRF et GRM augmente les performances et la vitesse du système

Passage au Web possible
La nouvelle technologie permet d’envisager les modules Budget Web et d’autres modules Web à venir

Expérience utilisateur améliorée
Les utilisateurs peuvent profiter de plus de 180 améliorations d’interface et nouvelles fonctionnalités

1. Planification du projet

• Identification des acteurs clé
• Mise en place de l'échéancier

2. Travaux préparatoires

• Audit technique de l’environnement
• Ajustement des bases de données pour les tests si requis
• Validation des prérequis techniques

3. Période de tests

• Installation de l’environnement test
• Pilotage des tests de validation
• Planification de la mise en production

4. Mise en production

• Travaux en production
• Lancement des opérations en production
• Stabilisation de l’environnement

5. Ajustements finaux

• Post-mortem et rétrospective
• Opérationnalisation du projet

Le temps requis pour procéder au rehaussement technologique de GFM dépend de plusieurs facteurs, notamment la complexité de votre base de données et la disponibilité de vos ressources. Cependant, à titre d’exemple, le projet entourant un hôpital qui compte environ 5000 employés et qui émet près de 40 000 bons de commande par année, a pour sa part été terminé en trois mois.

Comme nos équipes ont l’habitude de planifier ce type de projet mais que leur capacité dépend de la demande, nous vous recommandons simplement de communiquer avec nous pour avoir un aperçu des dates envisageables.

Nous vous invitons à communiquer avec nous.