COVID-19
Questions & réponses


Cette section est mise à jour régulièrement

La situation exceptionnelle de la pandémie de la COVID-19 génère plusieurs questions de la part de nos clients quant à l'utilisation des solutions technologiques de Logibec. Notre équipe Excellence client se mobilise pour répondre rapidement à vos questions et vous assister dans les meilleurs délais.

Cette section présente les questions & réponses impliquant nos solutions technologiques en lien avec la COVID-19. Prenez note que cette section sera mise à jour régulièrement.

Questions & réponses par famille de solutions

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 Logibec GCH Espresso

 Anciennement GRH-PAIE

 

1. Est-ce possible d’utiliser la paie de relève en cas de situation d’urgence?

  • Oui, la paie de relève est disponible.
  • En dernier recours, nous sommes à valider s’il est possible de traiter la dernière paie traitée sans qu’il y ait trop d’impact (voir réponse à la question 4).
  • La paie s’effectue 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7 au service de la production. S’il advenait un retard, vous pouvez nous aviser et remettre la paie plus tard. Le déclenchement du traitement des paies est automatisé.

 

2. Avez-vous des ressources pour venir en aide aux petites équipes paie RH afin d’aider à la production de paie?

  • Nous envisageons présentement différents scénarios de soutien. Un communiqué sera envoyé à nos clients d’ici la fin de la semaine.

 

3. Comment créer des dossiers pour des employés qui n’ont pas de feuille de temps?

  • Il est possible de créer un dossier d’employé sans que celui-ci soit traitable par la paie. Pour qu’un dossier soit intraitable, un ou plusieurs des critères suivants doivent être absent(s) :
    • Unité administrative
    • Statut
    • Syndicat
    • Titre d’emploi
    • Classe et échelon
    • Date d’emploi

 

4. Comment pouvons-nous traiter une paie précédente telle quelle?

  • L’équipe GRH-Paie de Logibec examine présentement les différentes méthodes qui nous permettraient de reprendre une paie selon le dernier traitement, sans trop d’impact.

 

5. Quelle est la procédure à suivre pour réembaucher des retraités avec paiement? 

  • Veuillez vous référer au point 5.2.3 de la procédure Embauche, pré-embauche et réembauche. Toute l’information relative à la façon de créer un employé de type ressource externe avec paiement de rémunération s’y trouve à l'intérieur.

 

6. Comment coder les divers types d’absences dans le cas de la COVID-19? 

  • Un communiqué est présentement en cours de conception. Il sera basé sur les recommandations du MSSS.

 

7. Pouvons-nous extraire une liste de tous nos employés ayant de la disponibilité dans un département XYZ?  Si oui, comment?

  • La consultation des disponibilités dans le module Remplacement à elle seule ne permettrait pas de voir tous les gens disponibles pour travailler dans un département, car certains employés n’offrent tout simplement pas de disponibilités.
  • Nous proposons plutôt une interrogation des unités administratives travaillées par employé en interrogeant les relevés de présences. Cette interrogation peut se faire par Report Builder ou encore par requête Access. En utilisant Report Builder et Access, il est possible d'exclure les dossiers de départs.

 

8. Est-ce que les primes et forfaitaires qui devaient se terminer au 31 mars 2020 vont se terminer comme prévu, ou seront-ils maintenus?

  • En investigation, car aucune confirmation du MSSS.
 

9. Avons-nous quelque chose à faire dans le cas d’une réembauche de retraité pour suivre la consigne ministérielle de ne pas affecter leurs rentes? 

 

10. Pour les employés du service de la paie qui seront en télétravail, sera-t-il possible d’imprimer les rapports de contrôle du dépôt salaire sur leur imprimante personnelle?

  • Lorsqu'on demande l'impression des rapports dans l'application Dépôt salaire, l'impression s'effectue sur l'imprimante par défaut de l'ordinateur. Ils pourront donc imprimer les rapports sans problème.
 

11. Dans la fenêtre Code de paie, est-ce possible d’utiliser Département de distribution pour faire référence à une autre unité administrative? Existe-t-il un moyen automatisé de le faire?

  • À cette fin, nous recommandons l’utilisation de la notion de Distribution au code de paie. Cette fonctionnalité permet de distribuer automatiquement les heures au département inscrit.

 

12. En ce qui a trait au compte de dépenses Web, Logibec a entamé, il y a de cela quelques semaines, le développement d'une fonctionnalité pour l'ajout de pièces justificatives. Comment avance ce développement? 

  • L'analyse portant sur ce développement est sur le point de se terminer.  Cette fonctionnalité sera déployée dans une version ultérieure.

 

13. Nous souhaitons suspendre les prélèvements pour le stationnement de façon temporaire, et ce pour tous les employés. Y a-t-il un moyen de le faire sans bloquer de façon permanente les prélèvements? Est-ce que Logibec peut le faire pour l’ensemble de notre CISSS/CIUSSS? 

  • À la section Déduction fixe par paie de la table de pilotage Déductions diverses, vous devez inscrire le nouveau montant de 0$ accompagné du numéro de période et de l’année financière souhaités. Seules les déductions aux dossiers ayant un montant précis sans points (.) ou virgules (,) seront changées. Par exemple, si le montant aux dossiers et à la table de pilotage est de 5$, le changement sera pris en compte. Dans le cas où l'un des dossiers aurait une déduction à 5.50$, le changement sera ignoré pour ce dossier. 

 

14. Y a-t-il une possibilité de sortir tous les horaires du CISSS à partir d'un seul endroit? 

 

15. Quel code devons-nous utiliser dans le cas de mises à pied temporaires? Et est-ce que cela aura un impact sur la création d’un relevé d’emploi? 

  • Nous suggérons l’utilisation des congés 58 et/ou 62. Veuillez vous référer aux modalités du code 101 dans le manuel des codes définitifs pour plus de détails. 

 

16. Nous voulons permettre à des employés actuellement en congé à traitement différé de revenir temporairement, sans mettre fin au congé. Comment devons-nous procéder dans le système?  

  • Nous suggérons d’interrompre manuellement le régime en inscrivant une date de début d’interruption, sans obligatoirement inclure une date de fin probable. 
    • Ensuite, vous devez mettre fin au congé.
    • Vous devrez débuter un autre congé par la suite. 
    • Si l’employé continue à contribuer au RCSTD durant son retour au travail, et que le deuxième congé se termine à l’intérieur du délai initial du régime, il n’y a rien d’autre à faire.  
    • Si l’employé ne continue pas à contribuer, vous devez inscrire une interruption à la date du retour au travail.
    • Lorsque l’interruption sera terminée, l’application vous suggérera de reporter la date de fin du régime du nombre de jours correspondant à la durée de l’interruption.

 

17. Pour faire suite à la communication du MSSS concernant le paiement de temps supplémentaire pour les cadres, certains d'entre eux sont en maintien salarial avec le forfaitaire numéro 5. Ce forfaitaire ne se paie pas sur le temps supplémentaire. Que doit-on faire? 

  • Afin de verser automatiquement un montant de forfaitaire au prorata des heures de temps supplémentaire, vous devez changer le forfaitaire au dossier pour le numéro 35

 Gestion financière et matérielle

 Solutions GRF et GRM

 

1. Est-il possible de mettre à jour les entrepôts de données plus d’une fois par jour?

  • Afin de faciliter la gestion de l’inventaire des produits critiques, nous travaillons actuellement à la création d’un cube allégé de GRM (basé sur le cube Inventaire-statistique) qui permettra d'effectuer plusieurs rafraîchissements de données par jour. La fréquence reste à déterminer.
  • Ce cube permettra aussi de faciliter la sortie des quantités requises pour le formulaire GESTRED.

logotype_eClinibase

 Gestion des patients

 Solutions d'urgences et clinico-administratives

 

1. Comment peut-on identifier rapidement un patient testé positif à la COVID-19 dans le progiciel Siurge?

  • À partir de la fenêtre Infection, 2 options sont possibles pour saisir la COVID-19 :
    • Dans l’onglet Maladie infect. Noso (index), si l’on souhaite que l’infection suive l’usager lors d’un prochain séjour hospitalisé ou lors d’une prochaine visite à l’urgence. 
    • Dans l’onglet Autres infections (épisode), si l’on souhaite que l’infection ne soit conservée que pour la durée de l’épisode à l’urgence et, s’il y a lieu, le séjour hospitalisé qui suit.

     

    La COVID-19 doit être saisie dans le champ Agent pathogène, le statut (en dépistage, positif, négatif, etc.) dans le champ État et la date/heure de confirmation lorsque le résultat (État) est positif.

    Pour saisir l’infection COVID-19 ainsi que les autres informations de ces fenêtres, un pilotage est préalablement requis.

 

2. Comment peut-on identifier rapidement un patient testé positif à la COVID-19 dans le progiciel MedUrge?

1. Par les questionnaires de dépistage. Logibec peut fournir un procédurier et un questionnaire de dépistage pré-configuré qui s'intègre à votre progiciel d'urgence basé sur celui du Ministère de la Santé et des Services sociaux.

 2. En ajoutant un antécédent au patient. Il faut alors créer une alarme qui doit être associée à un antécédent. Dès que le patient sera porteur de cet antécédent, l’alarme s’affichera et rendra le tout plus visuel. Il est aussi possible de traiter une alarme provenant d'une interface, ce qui nécessite des travaux de correspondance de codes. Veuillez nous contacter pour plus de détails à ce sujet.

 

3. Est-ce possible d’ajouter dans l’admission (Clinibase-CI) que le patient est possiblement infecté ou testé positif à la COVID-19?

  • Oui, c’est possible. Pour répondre à ce besoin, deux options s’offrent à vous :

1. Saisir la COVID-19 dans la fenêtre Maladie infectieuse et nosocomiale, si l’on souhaite que l’infection suive l’usager lors d’un prochain séjour hospitalier ou lors d’une prochaine visite à l’urgence;

2. Saisir la COVID-19 dans la fenêtre Autres infections, si l’on souhaite que l’infection ne soit conservée que pour la durée du séjour de l’épisode de soins.

  • LaCOVID-19 doit être saisie dans le champ Agent pathogène, le champ État (en dépistage, positif, négatif, etc.) doit être mis à jour et la date/heure de confirmation doit être fournie lorsque le résultat (État) s’avère positif.
  • Pour saisir l’infection COVID-19 ainsi que les autres informations dans ces fenêtres, un pilotage est préalablement requis.

 

4. Est-ce que l’Index patient maître (IPM) peut envoyer aux autres index locaux (IPL) la notion de patient confirmé positif à la COVID-19?

 

5. Est-ce que le diagnostic se transfère de mon système d’urgence à mon système d’admission?

Il est possible que le diagnostic de l’urgence soit transféré dans les différents systèmes d’admission de Logibec. Voici différents cas de figure :

  • SIURGE -> Clinibase-CI : Oui. Selon la valeur du paramètre Urg_ah101_recup_in, le code et/ou la description du diagnostic sont récupérés du système d’urgence au moment de la création de l’admission. Si le code n’existe pas dans Clinibase CI, seule la description du diagnostic sera affichée dans la fenêtre principale de l’admission/inscription.
  • Med-Urge -> Clinibase CI : Oui, mais seule la description est transférée.
  • SIURGE-> Clinibase : Oui, mais seule la description est transférée.

 

6. Est-ce que je dois ajouter la raison de visite 1500 (Exposition à une maladie contagieuse)?

  • SIURGE : Le code 1500 de la table de pilotage Raison de visite – MSSS est déjà disponible et actif. Cette table est non modifiable. Le code 1500 est transmis au SIGDU et non la description. La raison de visite peut être liée à un ETG ou saisie manuellement.
  • Med-Urge : La raison de visite est associée à la plainte qui est sélectionnée au triage. Il vous faut sélectionner la plainte Exposition à une maladie contagieuse.

 

7. Comment modifier le libellé de la raison de visite 1500 (Exposition à une maladie contagieuse)?

  • SIURGE : La table Raison de visite est locale, propre à chaque établissement et est modifiable. La description doit y être modifiée pour COVID-19 suspectée.

 

8. Comment peut-on identifier un patient testé positif à la COVID-19 dans le progiciel Radimage ?

  • Radimage peut recevoir, via l’interface Index-ADT, les bactéries multirésistantes qui sont saisies dans d’autres systèmes (eClinibase, Clinibase CI, SIURGE, Med-Urge, etc.). La gestion des bactéries multirésistantes ne demande aucun pilotage au niveau de Radimage et ne requiert pas de saisie dans l’application.
  • L’infection à la COVID-19 n’est pas une bactérie multirésistante, mais il est possible que les systèmes de votre établissement utilisent ces champs pour en faire la saisie. Une modification de l’engin d’interface de votre établissement pourrait être requise afin de laisser passer le nouveau segment qui contient cette information.
  • Cette information est associée au patient et non à une requête. Elle sera donc toujours disponible lors de la création d’une nouvelle requête pour un même patient, que ce soit en radiologie, en médecine nucléaire ou dans un autre secteur.

 

9. Comment fournir rapidement les statistiques demandées par le MSSS pour le Formulaire GESTRED no 43500?

  • Logibec travaille actuellement sur un rapport d’extraction des données de Clinibase-CI. Une communication sera envoyée à tous les établissements dès que le rapport sera terminé et disponible pour une installation sur les environnements BI de chaque établissement. L'extraction des données de Clinibase-CI sera produite par la suite.
  • Voici les informations qui doivent être configurées et saisies afin que le rapport puisse être conforme :
    • Fenêtres : Autres Infections ou Maladies infectieuses et nosocomiales. L’agent pathogène COVID-19 doit être saisi à l’un de ces deux endroits.
    • Patient ventilé : Les établissements doivent utiliser la Nécessité médicale. Créer, si ce n’est déjà fait, la nécessité médicale Respirateur.


10. Est-ce que le diagnostic à l'admission COVID-19 se transfère dans Med-Echo Plus ?

  •  Oui, le diagnostic est transféré de l'admission Clinibase-CI vers Med-Echo Plus. L'OMS a publié un nouveau code CIM-10 pour les cas suspectés de COVID-19. Par conséquent, deux codes CIM-10-CA seront disponibles pour la classification des cas liés au COVID-19.

Transfert des codes U07.1 et U07.2: Les codes doivent être ajoutés dans la table de pilotage Diagnostic de l'Index-admission. Lorsque l'un de ces codes sera inscrit dans le formulaire AH-101, le transfert vers Med-Echo Plus sera effectué.

Transfert de la description du diagnostic seulement: Lorsqu'une description sera inscrite dans le formulaire AH-101, c'est seulement la description qui sera transférée vers Med-Echo Plus. L’archiviste devra alors coder le diagnostic approprié. U07.1 pour les cas confirmés de COVID-19 U07.2 pour les cas suspectés de COVID-19 

 

11. Est-ce que je dois ajouter le code de diagnostic U04.90 à l’urgence pour le diagnostic des cas positifs?

SIURGE: Aucun nouveau diagnostic ne doit être ajouté dans les tables de Diagnostics.

Med-Urge, établissements ayant une version ultérieure à 2.4.2200 : Créer un diagnostic maison, l'association avec le code U0490 devra être faite. Dans la table prédéfinie du Cadre Normatif – Diagnostics, cliquer sur créer, déterminez un code et une description. Vous devez impérativement cocher urgence, puis sélectionner le code U0490 dans le menu déroulant Correspondance CN.

Med-Urge, établissements ayant une version antérieure à 2.4.2200 : L’équipe du développement a déjà effectué la modification requise le 20 mars dernier.

 

12. Comment modifier le libellé de code de diagnostic ?

SIURGE : c'est dans la table Diagnostic final (qui est une locale, modifiable et propre à chaque établissement) que la description du code U04.90 (SRAS – Syndrome respiratoire aigu sévère suspecté) pourra être remplacée par « COVID-19 confirmé». Seulement la description doit y être modifiée et le champ Cod_msss doit toujours faire référence au code de la table normalisée Diagnostics finals MSSS soit U04.90.

Med-Urge, établissements ayant une version ultérieure à 2.4.2200 : Créer un diagnostic maison, l'association avec le code U0490 devra être faite. Dans la table prédéfinie du Cadre Normatif – Diagnostics, cliquer sur créer, déterminez un code et une description. Vous devez impérativement cocher urgence, puis sélectionner le code U0490 dans le menu déroulant Correspondance CN.

Med-Urge, établissements ayant une version antérieure à 2.4.2200 : L’équipe du développement a déjà effectué la modification requise le 20 mars dernier.

 

13. Comment mettre en place les consignes du MSSS pour les différentes zones (Froide, Tiède et Chaude) ?

  • Nous analysons actuellement les pistes de solutions possibles pour Siurge, Med-Urge et Clinibase. En attendant de pouvoir prendre connaissance de nos recommandations, nous vous suggérons tout de même de ne pas modifier (même en inactivant et recréant) les codes d’emplacements des civières ou les codes d'unité de soins actuels.

Pour Clinibase-CI, nous recommandons d'utiliser la fonction Rens. suppl. lit via un icône "crayon" disponible dans la zone du lit (zone centrale blanche). Cela affiche la fenêtre Commentaire du lit. Le commentaire s’affiche dans la section jaune du bas (Post-it) et il est précédé d’un « L ». N'hésitez pas à inscrire votre texte en caractères majuscules et en ajoutant des caractères spéciaux pour attirer l'œil. Par exemple : ***ZONE TIÈDE***

Un rendez-vous quotidien pour soutenir et aider les établissements de la santé

CDE-ChantalKeough

Chantal Keough
Vice-présidente Excellence client, Logibec

Tous les membres du personnel de Logibec sont mobilisés afin d'assister les gestionnaires du réseau de la santé dans cette situation grave et exceptionnelle. Chantal Keough, VP Excellence client, animera un appel conférence spécial pour répondre aux questions et demandes des clients dans le but d'obtenir une aide rapide de Logibec.

Joignez-vous à l'appel en composant le 1 866 827-6872, conférence 8077512# à 13h30 chaque jour ouvrable. Vous pouvez également nous écrire à l’adresse InfoCOVID19@logibec.com.

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